Bagaimana cara menentukan pilihan antara software berbasis langganan (subscription) dengan software berbentuk permanen (perpetual)?

Apakah Anda saat ini sedang mencari software baru untuk perusahaan Anda? Apakah Anda sedang melakukan digitalisasi proses bisnis Anda atau ingin mengganti solusi yang sudah dipakai bertahun-tahun?

Apakah Anda sedang menghadapi dilema memilih antara software dengan basis langganan (subscription) atau software dengan lisensi permanen (perpetual) dan ingin mengetahui opsi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda?

Tahukah Anda, sebenarnya memilih antara dua pilihan seperti ini sangat dipengaruhi oleh beragam faktor, dan tidak ada formula yang bekerja seperti mantra ajaib yang cocok untuk semua jenis bisnis.

Hal ini dipengaruhi di antaranya skala dan fungsional bisnis Anda, sehingga seorang pemilik bisnis dapat memilih dengan bijak di antara kedua jenis pilihan tersebut dengan bijak sesuai dengan kebutuhan.

Mari kita lihat lebih jauh kelebihan dan kekurangan dari kedua jenis model software tersebut.

Lisensi Permanen (Perpetual License)

Kelebihan: 

Kelebihan utama dari sistem lisensi permanen (perpetual license) adalah harganya menjadi cenderung lebih murah dari waktu ke waktu. Bahkan jika Anda mengalami kegagalan untuk memperbarui versi terbaru support contract dari lisensi permanen Anda, software Anda bisa tetap digunakan. Namun, tentu saja akan ada kekurangan jika support contract Anda tidak diperbarui secara berkala. Anda tidak mendapatkan informasi perbaruan software dan tidak bisa melakukan upgrade untuk rilis terbaru.

Kebanyakan perusahaan menengah dan besar, departemen purchase-nya belum memastikan akan memperpanjang lisensi berlangganan mereka setiap tahun, sehingga sebenarnya cenderung lebih cocok dengan model lisensi permanen. Lisensi permanen dapat memastikan jika software Anda tidak pernah dalam mode disable karena persoalan pembelian atau mengalami gangguan, namun, tetap akan berisiko jika tidak dikelola dengan baik.

Kekurangan:

Meskipun lisensi permanen terlihat dapat digunakan selamanya pada beberapa versi (atau pada versi terakhir sebelum Anda memutuskan untuk menghentikan perpanjangan support contract), sesungguhnya lisensi ini memiliki daur hidup yang singkatdan dalam beberapa tahun akhirnya menjadi usang yang disebabkan oleh beberapa faktor seperti hardware pendukung dan software pendamping.

Implikasinya, Anda perlu melakukan upgrade secara berkala untuk memastikan software Anda dapat berjalan dengan aplikasi penunjang bisnis lainnya.

Jika Anda tetap menggunakan versi lama yang sudah kedaluarsa, Anda tidak dapat menambahkan ekstensi atau melakukan upgrade. Ini bisa membuat Anda terkena risiko penggunaan yang serius, seperti ketidakcocokan dengan ekosistem software yang terbaru.

Lisensi Berlangganan (Subscription Licenses)

Kelebihan:

Keuntungan dari lisensi berlangganan adalah biaya yang dibutuhkan di awal terbilang rendah. Umumnya, startup dan perusahaan kecil (yang mengutamakan penghematan untuk menjaga arus kas tetap stabil) akan memilih lisensi berbasis langganan. Tentu saja model lisensi ini sangat cocok untuk perusahaan yang ingin memulai dengan biaya yang rendah dibandingkan dengan harus membayar lebih banyak untuk pemeliharaan sebuah software.

Pada hitung-hitungan kasar, breakeven point untuk menggunakan lisensi berlangganan (Subscription) versus lisensi permanen (Perpetual) adalah sekitar 5 tahun. Artinya investasi yang Anda keluarkan untuk membeli software dengan lisensi berlangganan selama 5 tahun setara dengan jumlah investasi yang Anda keluarkan untuk membeli software dengan lisensi permanen.

Kekurangan:

Lisensi produk berbasis langganan menawarkan produk yang lebih terjangkau dengan jadwal pembayaran yang terstruktur sehingga dapat dimasukan sebagai bagian pengeluaran operasional bulanan. Upgrade dan fitur baru dirilis secara real-time dan dikenakan biaya bulanan untuk memastikan bahwa fitur-fitur yang tersedia dapat berjalan dengan lancar. Namun hal ini akan membuat biaya menjadi membengkak seiring berjalannya waktu, dan jika Anda tidak memperbarui lisensi berlangganan Anda, maka secara otomatis Anda tidak bisa menggunakan produk tersebut (berbeda dengan Lisensi Permanen yang dapat tetap digunakan meski Anda tidak melakukan update lisensi).

Mengapa lisensi permanen (perpetual license) adalah pilihan yang lebih baik untuk bisnis Anda?

Beberapa hasil penelitian mengatakan bahwa lisensi permanen akan ditinggalkan seiring berjalannya waktu. Namun hal ini diprediksi belum akan terjadi dalam waktu singkat ini. Untuk beberapa jenis bisnis, terutama usaha kecil dan menengah, opsi lisensi permanen lebih masuk akal terhadap kebutuhan mereka yang terus berkembang.

Lisensi permanen tidak tergantung dengan koneksi internet dan bisa digunakan dengan lancar tanpa mempengaruhi bisnis dengan pelanggan. Bayangkan jika Anda mengalami koneksi internet yang bermasalah selama beberapa jam akibat sebab eksternal yang tidak bisa dikendalikan, sehingga menyebabkan bisnis Anda terganggu.

Dapatkah Anda bayangkan bagaimana jika saat itu ada 10 orang pelanggan yang sedang menunggu Anda untuk mendapatkan faktur penagihan mereka saat itu. Namun terpaksa harus menunggu sampai batas waktu yang tidak ditentukan karena software Anda tidak bisa digunakan saat internet terkendala.

Tentu saja hal ini akan menjadi pengalaman buruk untuk para pelanggan Anda yang bisa jadi dapat berpengaruh terhadap keseluruhan bisnis Anda karena mereka pelayanan yang lambat saat bertransaksi dengan Anda.

Lisensi permanen didesain untuk dapat bekerja secara offline dengan kemampuan jaringan yang teruji untuk dapat melakukan akses data di manapun dan kapanpun. Sementara itu dengan model berlangganan, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya seiring dengan lamanya masa pemakaian maka biaya (cost) yang dibutuhkan juga akan semakin besar.

Lain halnya dengan lisensi permanen, Anda tidak perlu khawatir dalam mengelola beragam jenis software bisnis dengan satu kali pembayaran yang bisa digunakan seumur hidup.

Lisensi permanen juga umumnya lebih mudah untuk dipindahkan antar sesama pengguna karena biasanya jenis lisensi ini dimiliki oleh organisasi bukan oleh individual. Sebagai contoh, Anda memiliki karyawan yang saat ini sudah tidak lagi bekerja dengan Anda dan Anda ingin memberikan akses yang dimiliki oleh karyawan tersebut kepada karyawan lainnya, maka hal ini sangat mungkin bisa dilakukan dengan lisensi permanen tanpa perlu biaya tambahan.

Lisensi permanen umumnya sangat berkaitan dengan on-premise atau pemasangan software on-site. Dengan metode pricing seperti itu, pengguna cukup membayar 1x di muka untuk bisa mengakses keseluruhan program.

Coba TallyPrime gratis sekarang, sebelum Anda memutuskan software jenis apa yang akan dipilih. Kami yakin Anda akan sangat menyukai produk ini.